Sistema de reservas para restaurante: cómo elegir el tuyo
El mejor sistema de reservas para restaurante es el que deja reservar desde el móvil a cualquier hora, recuerda la cita al cliente y te deja a ti la lista de clientes. Hay tres tipos: portales que cobran por comensal, programas con cuota y sistemas propios en tu web. Cuál te conviene depende de cómo te llegan hoy las mesas.
Qué es un sistema de reservas online para restaurante
Un sistema de reservas para restaurante es el programa que apunta las reservas por ti: el cliente elige día, hora y número de personas desde el móvil, y la mesa queda anotada sin que nadie coja el teléfono.
Un sistema de reservas online para restaurante que merezca la pena hace, como mínimo, esto:
- Acepta reservas a cualquier hora, también cuando estás cerrado o en pleno servicio.
- Envía una confirmación al cliente en el momento.
- Manda un recordatorio antes de la reserva y deja cancelar con un toque.
- Respeta tu aforo, tus turnos y tus días de cierre, para no aceptar más mesas de las que puedes servir.
- Enseña al equipo, en un panel, las reservas del día: quién viene, cuántos son, alergias y notas.
- Guarda una ficha de cada cliente, para saber quién repite.
Todo lo demás (planos de sala, listas de espera, cobro por adelantado) puede venirte bien o sobrarte. Depende de tu local.
Los tres tipos de sistema de reservas
Casi todo lo que hay en el mercado cae en uno de estos tres grupos. Se diferencian menos por las funciones que por cómo se pagan y por quién se queda con el cliente.
1. Portales que cobran por comensal
Son a la vez un programa de reservas y un escaparate donde la gente busca restaurante. El ejemplo más conocido en España es TheFork; OpenTable funciona de forma parecida y tiene más peso en otros países.
Su ventaja es que te descubren clientes nuevos. Su coste suele ir ligado a los comensales que te traen. En la guía sobre cuánto cobra TheFork explicamos cómo calcular ese coste con tu propia factura.
2. Programas de gestión con cuota
Aquí pagas por usar el programa y las reservas te llegan desde tu web, tu perfil de Google o tus redes. CoverManager es un ejemplo conocido en España. Suelen ofrecer muchas funciones para organizar la sala.
No te traen clientes nuevos por sí mismos: gestionan los que ya llegan.
3. Un sistema propio dentro de tu web
Las reservas se hacen en tu página, con tu nombre y tu diseño, y los datos de los clientes se quedan contigo. Es lo que montamos en Aeternal Digital.
Tampoco te trae clientes nuevos por sí solo. Funciona cuando la gente ya te encuentra por Google, por recomendación o por pasar por delante.
Un apunte sobre Google: el botón de reservar que aparece en algunos perfiles de restaurante no es un sistema aparte. Google lo conecta con un proveedor de reservas compatible, así que primero necesitas uno. Si te interesa ese botón, pregunta a cada proveedor si lo ofrece.
| Portal por comensal | Programa con cuota | Sistema propio en tu web | |
|---|---|---|---|
| Cómo se paga | Sobre todo por comensal | Cuota periódica | Puesta en marcha y cuota fija |
| Te trae clientes nuevos | Sí | No | No |
| Lista de clientes | Pregunta si puedes exportarla | Pregunta si puedes exportarla | Debe quedar a tu nombre por contrato |
| Encaja si | Necesitas que te descubran | Tienes una sala compleja de organizar | Ya te buscan por tu nombre |
No des por buenos los precios que leas en comparativas: cambian a menudo. Consulta la página de precios de cada proveedor o pide presupuesto por escrito.
Sistema de reservas restaurante gratis: qué hay de verdad
Mucha gente busca un sistema de reservas para restaurante gratis, y es lógico. Conviene saber que «gratis» suele significar una de estas tres cosas:
- Gratis con límites. Algunos proveedores tienen un plan sin coste con funciones recortadas. Mira qué queda fuera: a veces son justo los recordatorios o la exportación de clientes.
- Sin cuota, pero de pago por uso. No pagas un fijo, pero pagas por comensal. Puede salir muy bien con pocas reservas y caro con muchas.
- Gratis de verdad, hecho a mano. Un formulario en tu web o un WhatsApp de empresa que alguien contesta y pasa al libro. Funciona en locales pequeños, a cambio de tiempo y de algún despiste.
Si tienes veinte cubiertos y una clientela fija, la tercera opción puede bastarte. No hace falta comprar nada porque sí.
Por qué los recordatorios importan tanto
TheFork preguntó en 2025 a sus usuarios en España por qué no habían acudido a una reserva, y el 55% dijo que fue por olvido. No hubo mala fe: se les pasó.
La tasa media de reservas fantasma que registró TheFork en España fue del 3,3% en 2025 (3,6% el año anterior). Es la media de su plataforma, no la tuya. Para conocer la tuya, apunta durante un mes cuántas reservas no se presentan y divídelas entre el total.
Por eso, al comparar sistemas, pregunta siempre por los recordatorios: por qué canal salen, con cuánta antelación y si el cliente puede cancelar desde el propio mensaje. Una cancelación a tiempo es una mesa que aún puedes llenar.
Siete preguntas antes de firmar
- ¿Cuánto pagaré en total en un mes normal y en un mes fuerte? Pide el cálculo con tus cifras.
- ¿Hay comisión por comensal? ¿También por los que reservan desde mi propia web?
- ¿Puedo exportar mi lista de clientes cuando quiera, y en qué formato?
- ¿Qué pasa con mis datos y con mi web si me doy de baja?
- ¿Hay permanencia?
- ¿Los recordatorios están incluidos o se pagan aparte?
- ¿Quién me atiende si falla un sábado por la noche?
Cuándo no te conviene cambiar
Si buena parte de tus mesas llega por la app de un portal, quédate en él. Puedes añadir al lado tu propia web con reservas directas para los clientes que ya te conocen, y dejar el portal para lo que hace bien: que te descubran.
Si tu libro de papel funciona, casi nadie te falla y el teléfono no te quita tiempo, tampoco hay prisa. Un programa nuevo obliga al equipo a cambiar de costumbres, y eso tiene un coste aunque no salga en ninguna factura.
Y si tu problema no es gestionar las reservas sino que no entran suficientes, cambiar de programa no lo arregla. Ahí te servirá más la guía sobre cómo atraer clientes a tu restaurante entre semana.
Nuestros precios
Para que tengas una referencia concreta, esto es lo que cobramos en Aeternal Digital. La web, 800 € una vez. El sistema de reservas, 500 € de puesta en marcha más 250 € al mes, sin comisión por comensal, con recordatorios automáticos por WhatsApp o correo y un panel para el equipo. El recepcionista telefónico con IA, que atiende las llamadas cuando no puedes, 400 € de puesta en marcha más 99 € al mes más 20 céntimos por minuto de llamada.
Si te das de baja, te quedas con la web, el dominio y tu lista de clientes. Somos un estudio pequeño y nuestro trabajo con restaurantes es, por ahora, un asador en Barcelona que está en curso. Todavía no tenemos resultados que enseñarte y preferimos decírtelo.
Con pocas reservas, un plan gratuito o un portal por comensal puede salirte más barato que 250 € al mes. Haz la cuenta antes.
Qué hacer ahora
- Cuenta cuántas reservas tuviste el mes pasado y por dónde entró cada una: teléfono, WhatsApp, portal o web.
- Apunta durante dos semanas cuántas reservas no se presentan y cuántas llamadas se quedan sin coger en pleno servicio.
- Reserva en tu propio restaurante desde el móvil, como si fueras un cliente, y anota dónde te atascas.
- Manda las siete preguntas a tu proveedor actual o al que estés valorando.
Si prefieres que lo mire alguien de fuera, en Aeternal Digital hacemos gratis una revisión por escrito de cómo te encuentra y reserva un cliente. Pídela aquí.